Aynı işin devamını yapıyorsanız mevcut sohbeti kullanın; konu, hedef veya temel veri tamamen değiştiyse yeni sohbet açın. Kararı mesaj sayısına göre vermek yerine önceki bilgilerin yeni işi kolaylaştırıp kolaylaştırmadığına bakın. Konuyla ilgisiz eski ayrıntılar yanlış varsayımlara yol açabilir.
Bununla birlikte aynı sohbette bulunmak, her eski ayrıntının her zaman eksiksiz kullanılacağını garanti etmez. Uzun veya karmaşık işlerde güncel kararları kısa bir özetle yeniden belirtin. Özellikle değiştirilen sayı, tarih ve kapsamları açıkça güncelleyin.
Güvenlik veya veri saklama kararını ise yalnız “yeni sohbet” açmaya bağlamayın. Yeni sohbet, geçmişi silmek veya hizmetin veri ayarlarını değiştirmek anlamına gelmez. Bunlar kullandığınız aracın ayrı ayarlarıdır.
Notun içinde parolalar, kişisel kayıtlar veya gereksiz belge parçaları bulunmasın. İyi bir devam notu bütün konuşmanın kopyası değildir; işi yeniden başlatmak için yeterli ve güncel bilgidir.
Aynı konuşmada kalmanın yararlı olduğu durumlar
Bir metni kısaltmak, hazırlanmış taslağın tonunu değiştirmek veya bir belgede belirli bir bölümü açıklatmak aynı işin devamıdır. Önceki çıktının hangisini değiştirdiğinizi söyleyerek ilerleyin. “İkinci taslaktaki giriş kalsın, yalnız son paragrafı daha açık yaz” gibi bir yönlendirme, bütün işi yeniden tarif etmekten daha az belirsizdir.Bununla birlikte aynı sohbette bulunmak, her eski ayrıntının her zaman eksiksiz kullanılacağını garanti etmez. Uzun veya karmaşık işlerde güncel kararları kısa bir özetle yeniden belirtin. Özellikle değiştirilen sayı, tarih ve kapsamları açıkça güncelleyin.
Yeni bir konuşmanın daha temiz olduğu durumlar
Bir iş e-postasından tatil planına geçiyorsanız önceki bağlamın taşınması gerekli değildir. Aynı proje içindeki iki farklı müşterinin belgeleri de ayrı sohbetler gerektirebilir. Böylece bir kişiye ait bilgilerin diğer taslağa yanlışlıkla karışma ihtimalini azaltırsınız.Güvenlik veya veri saklama kararını ise yalnız “yeni sohbet” açmaya bağlamayın. Yeni sohbet, geçmişi silmek veya hizmetin veri ayarlarını değiştirmek anlamına gelmez. Bunlar kullandığınız aracın ayrı ayarlarıdır.
İşi yeni sohbete eksiksiz taşıyın
- Amacı bir cümleyle yazın: “İki günlük eğitim programını düzenliyoruz.”
- Kesinleşmiş bilgileri ekleyin: katılımcı sayısı, sabit oturumlar ve gerekli çıktı biçimi gibi.
- Eski denemelerden yalnız korunacak kararları aktarın. İptal edilen seçeneği hâlâ geçerliymiş gibi listelemeyin.
- Kullanılacak belgeyi yeniden eklemeniz gerekiyorsa doğru sürümü seçin. Dosya adına tarih veya sürüm eklemek karışıklığı azaltır.
- İlk yanıttan önce görevin anlaşılan kapsamını kısa biçimde teyit ettirin; ardından asıl çalışmaya geçin.
Kısa bir devam notu oluşturun
Uzun bir çalışmayı kapatırken “Bir sonraki oturum için amacı, kesin kararları, açık soruları ve kullanılacak dosyaları listele” diyebilirsiniz. Bu notu kendiniz kontrol edip saklayın. Bir sonraki sohbette gereken bağlamı bu nottan aktarabilirsiniz.Notun içinde parolalar, kişisel kayıtlar veya gereksiz belge parçaları bulunmasın. İyi bir devam notu bütün konuşmanın kopyası değildir; işi yeniden başlatmak için yeterli ve güncel bilgidir.
