PDF tablosu yapay zeka ile Excel’e aktarılırken satır kayması nasıl önlenir?

PDF tablosunu Excel'e aktarırken önce belgenin metin içerip içermediğini belirleyin, sonra küçük bir bölümde satır ve sütun eşleşmesini doğrulayın. Tablo ekranda düzgün görünse bile boş hücreler, birleşik başlıklar ve sayfa sonları aktarımda veriyi kaydırabilir. En güvenilir kontrol, kaynak PDF ile çıkan tabloyu aynı kayıtlar üzerinden karşılaştırmaktır.

Metin tablosu ile taranmış görüntüyü ayırın​

PDF'de bir ürün adını seçip kopyalamayı deneyin. Metin seçilemiyorsa belge taranmış olabilir ve yazıyı tanımak için OCR gerekir. OCR sonucu özellikle 0/O, 1/I, ondalık ayırıcı ve eksi işaretinde hata yapabilir. Çok düşük çözünürlüklü görüntüde önce daha iyi tarama istemek, yanlış veriyi temizlemeye çalışmaktan daha yararlıdır.

Excel sürümünüz destekliyorsa Power Query'nin PDF'den veri alma seçeneğini deneyebilirsiniz. PDF'deki tabloları seçip dönüştürme önizlemesinde yapıyı inceleyin. Bu seçenek her platformda aynı biçimde bulunmayabilir. Yapay zekaya gerek kalmadan doğru tablo alınabiliyorsa çıktı üzerinde kontrol yaparak ilerleyin.

Aktarım şemasını kendiniz belirleyin​

Örneğin hedef sütunlar “Ürün kodu, Ürün adı, Adet, Birim fiyat” olsun. “Görseldeki tabloyu çıkar” yerine bu sütunların sırasını verin. Boş hücreleri korumasını, okunamayan alanları tahmin etmek yerine işaretlemesini ve sayfa başlığını veri satırı yapmamasını isteyin.

1. Önce tek sayfalık örneği veya birkaç satırı aktarın.
2. Her kaydın ürün kodunu ve dört sütundaki değerini kaynakla karşılaştırın.
3. İkinci satıra taşan uzun ürün adlarının yeni kayıt oluşturmadığını kontrol edin.
4. Çıktıyı sütunları açık ayrılmış biçimde alın; ayırıcıyı içe aktarma önizlemesinde doğrulayın.
5. Ürün kodlarında baştaki sıfırları korumak için ilgili sütunu metin olarak ele alın.
6. Tüm tabloyu aktardıktan sonra kayıt sayısını ve varsa sayfa toplamlarını karşılaştırın.

Yanlış aktarılan sayılar nasıl bulunur?​

“1.250,50” Türkçe gösterimde farklı, başka bir bölge ayarında farklı yorumlanabilir. Para birimini ve ondalık düzenini açıkça belirtin. Sipariş kodu 00125 ise bunun 125 sayısına dönüşmesi bilgi kaybıdır; kodlar üzerinde aritmetik yapılmaz.

Kontrol için ilk ve son kayıtla yetinmeyin. Boş hücreli satır, sayfa sonundaki kayıt ve uzun açıklamalı ürün gibi zor örnekleri de seçin. Kaynakta bulunmayan satır veya toplam çıkarsa aktarımı durdurup o sayfayı ayrı işleyin. Başarılı sonuç, yalnız Excel'de açılan dosya değildir; kayıt sayısı, kodlar ve örnek tutarlar PDF ile eşleşmelidir. Orijinal PDF'yi koruyarak doğruladığınız tabloyu ayrı dosyaya kaydedin.

PDF'den çıkan tablonun genel toplamı kaynakla aynıysa aktarımı doğru saymak yeterli mi? Bir satırın yanlışlıkla iki kez eklenip başka satırın atlanması bazen toplamı değiştirmeyebilir. Özellikle benzer tutarlı ürünlerde satır bütünlüğünü kontrol etmek için toplam dışında hangi karşılaştırmayı eklemek gerekir?

Toplamla birlikte kayıt sayısı ve benzersiz kodları karşılaştırmak gerekir. Kod yoksa birkaç alanı birlikte kullanarak kaydı tanımlayabilirsiniz: tarih, ürün adı ve tutar gibi. Sayfa sonundaki ve uzun açıklamalı satırları ayrıca inceleyin. Eşleşmeyen kayıtları ayrı listelemek, bütün tabloya bakıp düzgün göründüğünü söylemekten daha somut bir kontrol sağlar.

Kodların tekrar etmesi her zaman aktarım hatası değildir; aynı ürün farklı tarihlerde ayrı işlemlerde bulunabilir. Bu nedenle yalnız mükerrer kod gördü diye satır silmek doğru olmaz. Kaynakta kayıtların nasıl tanımlandığını önce belirlemek gerekir. Özet bir tablo isteniyorsa birleştirme yapılabilir, ama ham aktarımı koruyup bu dönüşümü ayrı adımda yapmak denetimi kolaylaştırır.