Uzun raporu sunuma dönüştürürken önce dinleyicinin hangi kararı vermesini veya neyi öğrenmesini istediğinizi belirleyin. Raporu sayfa sayfa slayta bölmek yerine bu amacı destekleyen bulguları seçin. Yapay zekadan önce içerik akışı, ardından slayt metni ve konuşmacı notları istemek denetimi kolaylaştırır.
Örneğin on dakikalık bir sunumun amacı “destek taleplerindeki gecikmenin nedenlerini ve uygulanabilecek iki çözümü göstermek” olsun. Kaynak raporda bulunan talep sayısı, dönem ve ölçüm tanımları korunmalıdır. Rapor sonuçları desteklemiyorsa yardımcıya sayı veya neden uydurtmayın.
Örnek komut: “Bu rapordan yönetim ekibi için on dakikalık sunum planı çıkar. Amaç, destek gecikmesini azaltmak için karar almak. Her slaytta ana mesaj, kullanılacak mevcut veri ve konuşmacı notunun amacı bulunsun. Raporda olmayan veri ekleme. Öneri ile raporun kanıtladığı bulguyu ayrı işaretle. Önce yalnız planı göster.”
Sunum aracında doğrudan üretim ve düzenleme özellikleri hesabınıza göre değişebilir. Böyle bir özellik yoksa aynı içerik planını kullandığınız sunum uygulamasına aktarabilirsiniz. Taslağı kendiniz düzenleyebileceğiniz biçimde saklayın. Son provada yalnız ekrandaki cümleleri okumak zorunda kalıyorsanız metni azaltıp açıklamayı konuşmacı notuna taşıyın. Bir slaytın ana mesajını tek cümlede söyleyemiyorsanız o slaytı bölmeyi veya amacını yeniden yazmayı deneyin.
Sunumun sınırlarını rapordan önce yazın
Dinleyici, süre, amaç ve kullanılabilecek bilgiler başta belli olmalıdır. Yönetici toplantısında karar beklenen bir sunum ile yeni personele eğitim sunumu aynı akışa sahip olmaz. Gizli verileri yalnız kurumun izin verdiği araçla işleyin; örnek bir taslak için müşteri veya çalışan kimliğini paylaşmanız gerekmeyebilir.Örneğin on dakikalık bir sunumun amacı “destek taleplerindeki gecikmenin nedenlerini ve uygulanabilecek iki çözümü göstermek” olsun. Kaynak raporda bulunan talep sayısı, dönem ve ölçüm tanımları korunmalıdır. Rapor sonuçları desteklemiyorsa yardımcıya sayı veya neden uydurtmayın.
Önce slayt planını inceleyin
- Rapordaki temel bulguları ve sınırlamaları çıkarttırın; her bulgunun hangi bölümden geldiğini çalışma taslağında gösterin.
- Dinleyici ve süreye göre bir akış önerisi isteyin. Her slayt için tek ana mesaj yazdırın.
- Tekrarlayan veya amaca hizmet etmeyen slaytları üretimden önce çıkarın.
- Onayladığınız akış için kısa görünen metin ve ayrı konuşmacı notu hazırlatın.
- Sayı içeren slaytlarda hangi veri tablosunun kullanılacağını belirtin; uygun değilse grafik yerine açık bir metin tercih edin.
- Dosyayı sunum görünümünde açıp okunabilirliği ve süreyi gerçek bir prova ile kontrol edin.
Örnek komut: “Bu rapordan yönetim ekibi için on dakikalık sunum planı çıkar. Amaç, destek gecikmesini azaltmak için karar almak. Her slaytta ana mesaj, kullanılacak mevcut veri ve konuşmacı notunun amacı bulunsun. Raporda olmayan veri ekleme. Öneri ile raporun kanıtladığı bulguyu ayrı işaretle. Önce yalnız planı göster.”
Güzel görünen slaytta hangi hatalar saklanabilir?
Grafikte eksen aralığı, dönem, birim ve kategori adlarını kaynak tabloyla karşılaştırın. Yüzde artış ile yüzde puan farkı birbirinin yerine geçmemelidir. Bir görsel konuya uygun görünse de gerçekte raporun bulgusunu göstermeyebilir; dekoru kanıt gibi sunmayın.Sunum aracında doğrudan üretim ve düzenleme özellikleri hesabınıza göre değişebilir. Böyle bir özellik yoksa aynı içerik planını kullandığınız sunum uygulamasına aktarabilirsiniz. Taslağı kendiniz düzenleyebileceğiniz biçimde saklayın. Son provada yalnız ekrandaki cümleleri okumak zorunda kalıyorsanız metni azaltıp açıklamayı konuşmacı notuna taşıyın. Bir slaytın ana mesajını tek cümlede söyleyemiyorsanız o slaytı bölmeyi veya amacını yeniden yazmayı deneyin.